अभिलेख नष्ट करण्यासाठी सक्षम अधिकाऱ्याची परवानगी: संपूर्ण माहिती
सविस्तर परिचय
शासकीय आणि निमशासकीय कार्यालयांमध्ये दररोज मोठ्या प्रमाणात कागदपत्रे तयार होतात. ही कागदपत्रे काही काळानंतर त्यांचे महत्त्व गमावतात आणि त्यांना नष्ट करण्याची गरज भासते. परंतु, कागदपत्रे नष्ट करणे ही एक कायदेशीर प्रक्रिया आहे, जी महाराष्ट्र सार्वजनिक अभिलेख अधिनियम, २००५ अंतर्गत नियंत्रित केली जाते. या अधिनियमानुसार, कागदपत्रे नष्ट करण्यापूर्वी त्यांची वर्गवारी करणे आणि सक्षम अधिकाऱ्याची परवानगी घेणे अनिवार्य आहे. या लेखात आपण अभिलेखांच्या अबकड वर्गवारीनुसार कागदपत्रे नष्ट करण्यासाठी कोणत्या अधिकाऱ्याची परवानगी आवश्यक आहे, याबाबत सविस्तर माहिती घेणार आहोत. हा लेख सामान्य नागरिकांना सोप्या भाषेत समजेल अशा पद्धतीने लिहिला आहे.
अभिलेख वर्गवारी म्हणजे काय?
अभिलेख वर्गवारी म्हणजे शासकीय कागदपत्रांचे त्यांच्या महत्त्व आणि जतन कालावधीनुसार वर्गीकरण करणे. महाराष्ट्र सार्वजनिक अभिलेख अधिनियम, २००५ अंतर्गत कागदपत्रे चार प्रमुख वर्गांमध्ये विभागली जातात:
- अ वर्ग (Class A): ही कागदपत्रे कायमस्वरूपी जतन केली जातात. उदाहरणार्थ, ऐतिहासिक दस्तऐवज, कायदेशीर करार, कायमस्वरूपी धोरणात्मक निर्णय.
- ब वर्ग (Class B): ही कागदपत्रे दीर्घकालीन जतनासाठी असतात आणि त्यांचा कालावधी १० ते २५ वर्षांपर्यंत असतो. उदाहरणार्थ, काही प्रशासकीय अहवाल.
- क वर्ग (Class C): ही कागदपत्रे मध्यम कालावधीसाठी (५ ते १० वर्षे) जतन केली जातात. उदाहरणार्थ, नियमित पत्रव्यवहार.
- ड वर्ग (Class D): ही कागदपत्रे अल्पकालीन असतात आणि त्यांचा जतन कालावधी १ ते ५ वर्षांपर्यंत असतो. उदाहरणार्थ, तात्पुरत्या नोंदी.
या वर्गवारीनुसार कागदपत्रांचे महत्त्व ठरवले जाते आणि त्यानुसार त्यांना जतन करणे किंवा नष्ट करणे ठरते.
कागदपत्रे नष्ट करण्याची प्रक्रिया
कागदपत्रे नष्ट करण्यापूर्वी खालील प्रक्रिया पाळणे आवश्यक आहे:
- वर्गवारी आणि मूल्यांकन: सर्वप्रथम, कागदपत्रांचे अबकड वर्गवारीनुसार मूल्यांकन केले जाते. यामध्ये त्यांचा जतन कालावधी आणि महत्त्व तपासले जाते.
- सक्षम अधिकाऱ्याची परवानगी: कागदपत्रांच्या वर्गवारीनुसार सक्षम अधिकाऱ्याची लेखी परवानगी घ्यावी लागते. खालीलप्रमाणे परवानगीचे स्वरूप आहे:
- अ वर्ग: ही कागदपत्रे कायमस्वरूपी जतन केली जातात, त्यामुळे त्यांना नष्ट करण्याची परवानगी दिली जात नाही.
- ब वर्ग: या कागदपत्रांना नष्ट करण्यासाठी पुरातत्त्व विभागाची (Archaeology Department) परवानगी आवश्यक आहे, कारण यामध्ये ऐतिहासिक किंवा संशोधनात्मक मूल्य असू शकते.
- क आणि ड वर्ग: या कागदपत्रांना नष्ट करण्यासाठी कार्यालय प्रमुखाची (Head of the Office) परवानगी पुरेशी आहे.
- नोंदवही अद्ययावत करणे: कागदपत्रे नष्ट केल्यानंतर त्याची नोंद अभिलेख व्यवस्थापन नोंदवहीत करणे आवश्यक आहे. यामुळे भविष्यात माहिती अधिकार कायद्यांतर्गत (RTI) प्रश्न उद्भवल्यास पारदर्शकता राखली जाते.
- कागदपत्रांचा नाश: परवानगी मिळाल्यानंतर कागदपत्रे नियमानुसार नष्ट केली जातात, जसे की जाळणे, कापणे किंवा पुनर्वापरासाठी पाठवणे.
ही प्रक्रिया महाराष्ट्र सार्वजनिक अभिलेख अधिनियम, २००५ च्या कलम ७, ८, आणि ९ अंतर्गत नियंत्रित आहे. यामध्ये कागदपत्रे नष्ट करण्यापूर्वी त्यांचे पुनरावलोकन आणि अभिलेखन करणे अनिवार्य आहे.
आवश्यक कागदपत्रे
कागदपत्रे नष्ट करण्यासाठी परवानगी मागताना खालील कागदपत्रे सादर करावी लागतात:
- नष्ट करावयाच्या कागदपत्रांची यादी (प्रपत्र-६ मध्ये, जे अभिलेख नियमावलीत नमूद आहे).
- कागदपत्रांच्या वर्गवारीचा अहवाल (अ, ब, क, ड).
- जतन कालावधी पूर्ण झाल्याचा पुरावा (उदा., तारखांचा तपशील).
- सक्षम अधिकाऱ्याला उद्देशून अर्ज, ज्यामध्ये नष्ट करण्याचे कारण नमूद आहे.
ही कागदपत्रे कार्यालयातील अभिलेख अधिकारी (Record Officer) यांच्यामार्फत सादर केली जातात.
फायदे
नियमानुसार कागदपत्रे नष्ट करण्याचे अनेक फायदे आहेत:
- जागेची बचत: अनावश्यक कागदपत्रे नष्ट केल्याने कार्यालयात जागा मोकळी होते.
- पारदर्शकता: नियमानुसार नष्ट केलेली कागदपत्रे माहिती अधिकार कायद्यांतर्गत (RTI) प्रश्न उद्भवल्यास संरक्षण प्रदान करतात.
- प्रशासकीय कार्यक्षमता: केवळ महत्त्वाची कागदपत्रे जतन केल्याने अभिलेख व्यवस्थापन सुलभ होते.
- कायदेशीर संरक्षण: सक्षम अधिकाऱ्याच्या परवानगीने नष्ट केलेली कागदपत्रे भविष्यातील कायदेशीर गुंतागुंती टाळतात.
सामान्य प्रश्न आणि गैरसमज
१. कोणतीही कागदपत्रे परवानगीशिवाय नष्ट करता येतील का?
नाही, महाराष्ट्र सार्वजनिक अभिलेख अधिनियम, २००५ च्या कलम ७ अंतर्गत कोणतीही कागदपत्रे सक्षम अधिकाऱ्याच्या परवानगीशिवाय नष्ट केल्यास कायदेशीर कारवाई होऊ शकते, ज्यामध्ये ५ वर्षांपर्यंत तुरुंगवास किंवा १०,००० रुपये दंडाची तरतूद आहे.
२. अ वर्ग कागदपत्रे नष्ट करता येतात का?
नाही, अ वर्ग कागदपत्रे कायमस्वरूपी जतन करावी लागतात, कारण त्यांचे ऐतिहासिक आणि कायदेशीर महत्त्व असते.
३. परवानगी मागण्यासाठी किती वेळ लागतो?
परवानगी मिळण्याचा कालावधी कार्यालयाच्या कार्यक्षमतेनुसार बदलतो, परंतु सामान्यतः १५ ते ३० दिवस लागू शकतात.
४. कागदपत्रे नष्ट न केल्यास काय होईल?
अनावश्यक कागदपत्रे जतन केल्याने जागेची कमतरता, व्यवस्थापनात अडचणी आणि माहिती शोधण्यात विलंब होऊ शकतो.
निष्कर्ष
अभिलेख अबकड वर्गवारीनुसार कागदपत्रे नष्ट करणे ही एक कायदेशीर आणि नियंत्रित प्रक्रिया आहे, जी महाराष्ट्र सार्वजनिक अभिलेख अधिनियम, २००५ अंतर्गत चालते. अ वर्ग कागदपत्रे कायमस्वरूपी जतन केली जातात, तर ब वर्ग कागदपत्रांसाठी पुरातत्त्व विभागाची आणि क व ड वर्ग कागदपत्रांसाठी कार्यालय प्रमुखाची परवानगी आवश्यक आहे. ही प्रक्रिया पारदर्शकपणे पार पाडल्यास प्रशासकीय कार्यक्षमता वाढते आणि कायदेशीर संरक्षण मिळते. सामान्य नागरिकांनीही या प्रक्रियेची माहिती असणे महत्त्वाचे आहे, विशेषतः माहिती अधिकार कायद्यांतर्गत माहिती मागताना. योग्य प्रक्रिया आणि सक्षम अधिकाऱ्याच्या परवानगीने अभिलेख व्यवस्थापन अधिक सुलभ आणि कायदेशीर होऊ शकते.